Dalam rangka mendukung percepatan transformasi digital dan implementasi Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE), Pemerintah Kabupaten Semarang telah menerapkan aplikasi E-Office untuk tata kelola administrasi perkantoran secara elektronik dan aplikasi SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi) untuk pengelolaan arsip dinamis yang terintegrasi secara nasional.
Namun, dalam pelaksanaannya, masih diperlukan adanya sinergi, pemahaman yang seragam, serta optimalisasi pemanfaatan kedua aplikasi tersebut di seluruh unit kerja. Untuk memastikan efektivitas, efisiensi, dan kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku, maka perlu diselenggarakan Rapat Koordinasi.
Maksud dari penyelenggaraan kegiatan ini adalah untuk meningkatkan sinergi, efektivitas, dan optimalisasi pemanfaatan aplikasi E-Office dan SRIKANDI di seluruh unit kerja guna mewujudkan tata kelola pemerintahan yang modern, akuntabel, dan terintegrasi.
Adapun tujuan spesifik dari kegiatan Rapat Koordinasi ini adalah sebagai berikut:
- Evaluasi Implementasi: Mengevaluasi sejauh mana tingkat adopsi dan pemanfaatan aplikasi E-Office dan SRIKANDI di masing-masing unit kerja, serta mengidentifikasi capaian yang telah diraih.
- Standardisasi Prosedur: Menyamakan persepsi dan pemahaman terkait alur kerja, prosedur tata naskah dinas dan pengelolaan arsip dinamis sesuai dengan peraturan yang berlaku melalui kedua aplikasi.
- Identifikasi Kendala dan Solusi: Mengidentifikasi kendala, tantangan, dan permasalahan teknis maupun non-teknis yang dihadapi oleh pengguna dalam memanfaatkan E-Office dan SRIKANDI, serta merumuskan solusi dan langkah-langkah perbaikan secara bersama.
- Peningkatan Kapasitas: Menjadi forum untuk berbagi pengetahuan dan praktik terbaik (best practices) antar unit kerja dalam mengoptimalkan fitur-fitur yang ada pada kedua aplikasi untuk menunjang tugas dan fungsi sehari-hari.
- Perumusan Komitmen Bersama: Merumuskan komitmen bersama dan rencana aksi (action plan) untuk meningkatkan pemanfaatan kedua aplikasi secara berkelanjutan, termasuk dalam hal keamanan data dan kepatuhan kearsipan.
- Dasar Hukum
- Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
- Pasal 65 Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan;
- Perpres Nomor 95 Tahun 2018 tentang Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik
- Perpres Nomor 82 Tahun 2023 tentang Percepatan Transformasi Digital dan Keterpaduan Layanan Digital Nasional
- Surat Edaran Sekretaris Daerah Kabupaten Semarang Nomor: 00.5.8/4908/2025 tanggal 30 Juni 2025 tentang Penerapan Aplikasi Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) Versi 3 di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Semarang
- Pelaksanaan Acara Sosialisasi
Melalui kegiatan ini, terdapat penyampaian sosialisasi materi sebagai berikut:
- Adanya pemetaan kondisi terkini mengenai implementasi E-Office dan SRIKANDI karena integrasi tidak bisa dilakukan didalam aplikasi sehingga perlu dilakukan diluar aplikasi
- Integrasi dilakukan dengan cara tetap menggunakan 2 aplikasi tersebut dengan praktek yang lebih efisien sehingga tidak memberatkan pengelola surat
- Komitmen Bersama untuk memanfaatkan aplikasi secara optimal dengan memanfaatkan fitur pada masing-masing aplikasi.
- Kesimpulan Acara
Hasil Sosialisasi Pemanfaatan E-Office dan SRIKANDI :
- Melakukan sosialisasi terkait dengan tujuan praktek sinergi implemetsi penggunaan E-Office dan SRIKANDI kepada kedua operator aplikasi di OPD masing-masing;
- Sosialisasi tentang penggunaan E-Office untuk penciptaan Naskah Keluar dilanjutkan dengan mengirim naskah melalui SRIKANDI melalui fitur Naskah Final hingga ke Pemberkasan Arsip;
- Optimalisasi penggunaan SRIKANDI untuk mengirim Naskah Keluar dan Naskah Masuk, disposisi hingga melakukan pemberkasan arsip
- Penyampaian materi tentang penggunaan 2 aplikasi tersebut tidak dengan menggantikan salah satu aplikasi tetapi saling melengkapi terhadap fitur-fitur yang ada pada aplikasi E-Office dan SRIKANDI.
- Monitoring penggunaan SRIKANDI akan terus dilakukan sebagai tindak lanjut APAE (Audit Pengelolaan Arsip Elektronik) baik Internal maupun Eksternal.
